כשקוראים את החומרים שפרסמה הקבוצה, ונזכרים בקונפליקטים או שהתעוררו נראה כי הסוגיה העיקרית עימה התמודדנו היתה “ניהול צוות וירטואלי”, כאשר המקרה הבולט היה “מי מוביל את הקבצה ולמדה דווקא הוא? ואיפה מתנהל הפרויקט?”. אני אמנם כותבת את הפוסטים מאוחר יותר מכולם ויכולה להציץ ולבדוק מה שאר החברים כתבו, אבל החלטתי שאעשה זאת דווקא לאחר שאסיים לכתוב הכל, כדי להיות “בנקודת פתיחה” שווה לכולם ולא להיות מוטה בטעות…אז אני מניחה שהנקודה שהעלתי חזרה בהרבה מהפוסטים אז אני רוצה דווקא ללכת צעד אחד אחורה ולהתייחס לנושא ניהול פרויקטים באופן כללי. אין ספק כי נושא ניהול הפרויקטים מהווה היום חלק בלתי נפרד מתהליך העבודה/ניהול בגופים וארגונים שונים, ויש לייחס לו חשיבות גבוהה, מקצוע ניהול הפרויקטים הפך למקצוע בפני עצמו עם התמחויות שונות וראייה לחשיבותו ניתן למצוא בקיום העמותה הבינלאומית לניהול פרויקטים (באתר השלוחה בישראל ניתן למצוא מידע רב בנושא )
פרויקט כפי שאני רואה אותו צריך להיות מנוהל באופן מסודר ומאורגן ע”י מנהל פרויקט שבגדול יהיה אחראי על לו”זים למשימות השונות, ניהול המשאבים וריכוז כל המידע או התוצרים שהצטברו לכדי תוצאה מסודרת – שהיא מטרת הפרויקט, כפי שהגדיר הלקוח (סוגיה נוספת שעלתה היא – מי הלקוח? האם יש כזה בכלל?). אני חושבת שבמידה רבה אני מזדהה עם ההגדרות לניהול פרויקט כפי שמתוארות בפוסט הזה בקפה דה מרקר, נראה כי לכותבת ניסיון עשיר והבנה בנושא.
לדעתי בלט בחסרונו העדר הגדרה למטרת הפרויקט, היתה לי התחושה כי כולנו רצנו והסתערנו קדימה לניסיון של עשייה מבלי לדעת בדיוק לאיזה כיוון רצים ולאן רוצים להגיע. ייתכן כי הגדרת מטרה ויעדים ברורים ומדידים היתה מסייעת לנו בתהליך העבודה על הפרויקט. מסמך הצעת הפרויקט שהיה חלק ממשימה 7, היה זה שאמור להכווין אותנו לשם, לאחר פרסומו נדרשנו לתקנו (הרי הוא לא סייע לנו ולא בדיוק עבדנו לפיו), דבר שלא נעשה כמעט עד לסיום הקורס. עכשיו כשאני חושבת על זה נראה כי המשימה שלנו לא היתה להוציא פרויקט לפועל אלא להגדיר מטרת פרויקט…
באופן כללי הלו”זים והמשימות היו אלה שניתנו באתר הקורס באופן כללי עבור כל הפרויקטים. בתוך הפרויקט עצמו לא היתה חלוקה משימות או לו”זים פנימיים ולא פעם עלתה השאלה מי עושה מה? מתי? איך ולמה…
בכל פרויקט לזמן חשיבות מכרעת, לכן יש צורך להיעזר בלוחות גאנט להגדרת ציר הזמן של הפרוייקט, לקביעת הנתיב הקריטי לביצוע הפרויקט (זוכרים חקב”ץ וניהול התפעול?), אבני דרך מרכזיות וכו’. כאשר אלו נקבעים תפקידו של מנהל הפרויקט לעקוב אחריהם ולהרים “דגלים אדומים” כאשר צפויה או נצפית חריגה.
גם ניהול המשאבים וניהול הסיכונים הם שני נושאים משמעותיים בפרויקט, במקרה שלנו היה צורך לזהות את המשאבים העומדים לרשותנו (למרות שבמבט ראשון נראה כאילו אין כאלה כלל, אך במבט שני מגלים את האנשים, התשתיות וכו’) ולהחליט כיצד ננצל ונקצה כל אחד מן המשאבים לטובתנו. נושא ניהול הסיכונים נראה לי פחות קריטי בפרויקט הספציפי שלנו, למרות שגם על כך נדרשנו לתת תשובות (למשל בשאלה האם לפרסם תמונות מרצים או לא, האם לאפשר גישה חופשית או מוגבלת לפורום וכו’)
למרות שלדעתי נמצא מי שימלא את תפקיד מנהל הפרויקט, לא כולם הסכימו ל”מינוי” ולכן נוצר לעיתים מצב של חוסר שיתוף פעולה. כמו כן היה חסר שימוש בכלים לניהול פרויקט כמו למשל הכלי של מייקרוסופט project, אני חושבת שניתן לשלב את הכלי בקורס עצמו, הרי “טועמים” ממנו גם בקורסים אחרים.
לפי דעתי אם הקורס ימשיך להתנהל גם בסמסטרים הבאים במתכונת של יצירת פרויקטים בצוותים/קבוצות, ובגלל ה”צמא” (אני לא ממש הרגשתי אותו) לחומר אקדמי ניתן לשלב בקורס חומר תיאורטי בנוגע לניהול פרויקטים וכמו שכבר אמרתי הייתי משלבת גם התנסות בכלי לניהול פרויקטים.
עוד כדאי לבדוק:
מצגת נוספת בנושא ניהול פרויקטים ניתן למצוא כאן.
מאמר קצר על סיבות אפשריות לכישלון פרויקט.
