לאחר שעיינתי בחומרים של הקבוצה (Academix) , במהלך העבודה על הפרויקט הבחנת במספר סוגיות ניהוליות שנאלצנו להתמודד איתן שבמרכזה הסוגיה של התקשורת בין חברי הקבוצה והסדר בתהליך העבודה.
במהלך הקורס התקשורת בין הסטודנטים היתה דרך הפורטל, אתר שכולם מכירים והורגלו להשתמש בו עצם היותם סטודנטים במכללה למנהל. בקורס שלנו , דרך הפורטל, למדנו להשתמש בבלוג של הקורס ונהגנו לתקשר ולעקוב אחר המשתנה בו. בשלב המשימות הקבוצתיות, הקבוצה שלנו בחרה לתקשר ולעבוד דרך אתר ה”גוגל ווייב”, במטרה ליצור רשת תקשורת חדשה שכל משתתפי הקבוצה יוכלו לקחת חלק בה, לעקוב אחר הנעשה, לשתף את שאר החברים ברעיונות חדשים ולקדם את הפרויקט בהתאם לנדרש.
אחת המורכבויות הגדולות בקבוצה שלנו אם לא המורכבות הגדולה מכולן הינה שהקבוצה שלנו כללה מספר רב של משתתפים שדרש אתגר רב בדרך ההתקשרות בינינו. סוגיית התקשורת בין חברי הקבוצה התחילה כבר במעבר הנ”ל בין הפורטל ל”ווייב”, לדעתי מרבית מחברי הקבוצה, כולל אנוכי, לא הכירו את את אתר ה”ווייב” , לא השתמשו בו בעבר ולקח להם זמן לנסות להבין את צורת העבודה והתקשורת באתר. נציג הקבוצה שבחר להשתמש באתר כנראה הניח שהתקשורת שם תתבצע בצורה הנוחה ביותר על סמך היכרותו האישית עם האתר. ייתכן והיה צריך לקבל החלטה קבוצתית בדרך אחרת על המעבר בשימוש באתר תקשורת חדש, או מאידך לצרף הסבר מפורט על השימוש באתר תוך כדי וידוי שכל חברי הקבוצה מבינים את צורת השימוש והתקשורת. מצד שני גם אחריותו של כל חבר קבוצה שלא הצליח להבין ולהסתדר עם האתר לבקש עזרה ולדאוג שיקבל מענה.
בעקבות בעיית השימוש באתר החדש לרוב הסטודנטים נוצר מצב של תקשורת לקויה בין חברי הקבוצה, שבעיקר מספר מצומצם של חברים ניהלו את הדיונים וקידמו את המטלה בעוד שחברי קבוצה אחרים מתקשים לעקוב ולתקשר בנעשה. מצב זה יצר תסכול בקרב שני הצדדים. מצד אחד אותם חברי קבוצה שעובדים קשה ומגלים רצינות רבה בכל הנעשה במטלה, מוצאים את עצמם עובדים לבד ולוקחים את כובד המטלה על כתפיהם ללא עזרה מיתר חברי הקבוצה, מצד שני חברי הקבוצה שאינם בקיעים בנעשה (מדובר כמובן על אותם חברי קבוצה המגלים רצון אך קושי בדרך התקשור) מרגישים באי נוחות בכך שהם לא יכולים לעמוד בקצב ההתקדמות ולקחת חלק גדול יותר במטלת הפרויקט.
דוגמא טובה לכך ניתן עוד לראות כאשר במהלך/אמצע ביצוע המטלה, חברי הקבוצה מילאו שאלון משוב לגבי ההתקדמות במטלה. במשוב זה הועלה ממספר סטודנטים הטענה ששיטת התקשורת דרך ה”גוגל ווייב” מסובכת ומסבכת את התהליך ובעקבות כך הוחלט בסופו של דבר על המשך התקשורת בין חברי הקבוצה דרך הפורטל.
מאמרים רבים מתייחסים לנושא של צוותים וירטואליים כדרך מתקדמת ויעילה בצורת הניהול של הדור החדש והדור העתידי, בעוד כולם מציינים שלצורך הצלחה של הצוותים הוירטואליים חייבים להקפיד על תקשורת ברורה לכל חברי הצוות כגון: קביעת דרך ההתקשרות, שעות ההתקשרות, תהליך ההתקשרות, נושאי ההתקשרות ועדיף במספר אמצעים שונים (אינטרנט,טלפון, “וידאו קונפרנס” ועוד…). כמובן עניין זה דורש שיתוף פעולה מלא בין כל חברי הצוות.
הצעה לשיפור שהייתי מציע בדיעבד ולטובת מטלות דומות עתידיות, הינה לנסות לתאם זמן קבוע של פגישה שבועית וירטואלית, באחד מערוצי התקשורת האינטרנטיים המוכרים (מסנג’ר,סקייפ) . בפגישה זו יגשבו מטרות, ידונו בנעשה ויחלקו מטלות להמשך. לפגישה זאת יצא סיכום מסודר שיופץ בין חברי הקבוצה במייל ובפורטל לטובת גם אלו שלא יכלו להשתתף באותה פגישה וירטואלית. מצב זה ישמור על רמה בסיסית של תקשורת בין חברי הקבוצה ובמידה ויתנהל נכון יצור סדר במשימות ובמעקב אחר הביצוע.
הצעה לשיטת תקשורת מעניינת הינה של חברת מייקרוסופט, מצורף לינק השן בנושא:
http://www.microsoft.com/israel/AtWork/worktogether/virtual.mspx
מקורות מידע נוספים המפרטים על נושא של תקשורת וניהול ידע בצוותים וירטואלים:
http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=818&P=59
